本书分为六个部分，一共15章，为用户详细介绍了三款办公组件的共用操作、各办公组件的功能以及常用办公硬件设备、网络化办公等内容。第一部分为Office了2007入门，讲解了三款软件的共用操作；第二部分为使用Word 2007编排商务文档，详细地讲解了Word 2007的功能以及编排文档的方法；第三部分为使用Excel 2007处理办公表格，系统地讲解了Excel 2007的功能以及处理和管理表格数据的方法；第四部分为使用PowerPoint 2007制作办公演示，讲解了PowerPoint 2007的功能与制作商务演示文稿的方法；第五部分为办公常用硬件设备，介绍了常用的打印机、复印机、传真机等办公设备；第六部分为网络化办公，介绍了局域网的使用以及MSN沟通工具、Microsoft Outlook电子邮件功能等。

版式新颖　内容丰富
全程图解　一学就会
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《Office2007问题集》及办公常用模版

信息技术已不仅仅是生产力进步的助推器，它悄悄地融入了人们学习与工作的每个角落、每个细节；“数字化生活”也已经成为一

种泛在的生活方式，极大提高了人们的效率，丰富了人们的文化。为了帮助“新手”们迅速、便捷地掌握信息技术的应用方法，我们编

著了本书。
主要内容
　　本书分为六个部分，一共 15 章，详细介绍了三款办公组件的共用操作、各办公组件的功能以及常用办公硬件设备、网络化办公等

内容。第一部分为 Office2007 入门，讲解了三款软件的共用操作；第二部分为使用 Word 2007 编排商务文档，详细地讲解 Word 2007

的功能以及编排文档的方法；第三部分为使用 Excel 2007 处理办公表格，系统地讲解 Excel 2007 的功能以及处理和管理表格数据的

方法；第四部分为使用 PowerPoint 2007 制作演示文稿，讲解 PowerPoint 2007 的功能与制作商务演示文稿的方法；第五部分为办公

常用硬件设备，介绍常用的打印机、复印机、传真机等办公设备；第六部分为网络化办公，介绍局域网的使用以及MSN 沟通工具、

Microsoft Outlook 电子邮件功能等。
　　本书以实例贯穿于每个章节，条理清楚、步骤简明，形象直观地讲解了电脑办公的知识重点。
　　整本书概括了大量的知识点及技巧，由基础到深入并强化，使读者达到融会贯通的学习效果，是广大电脑入门与办公工作者不可多

得的一本好书。
本书特色
　　高效办公的典范——本书着眼于如何提高办公效率，并取得最好的效果。以这点为中心展开，介绍各功能最快捷的操作方法，使读

者在达到所需目的时提高工作效率。
　　简单易学——以初学者的角度出发，条理清楚、步骤简明地讲述各功能的操作方法，并且以办公中常用的实例引导，使各项功能变

得简单易学。
　　丰富多彩的内容——在书中包含了“你问我答”、“相关知识”、“提示”等体例，在讲解各功能操作的同时，为用户提示了其他

操作方法、需注意问题等相关知识。
　　知识进阶——在每章最后有“知识进阶”体例，对该章所学的重要知识点进行扩展，可以快速地了解到更多的高级功能操作，从而

解决实际工作中的问题。
读者对象
　　本书内容全面、图文并茂，论述清晰而精炼，宜于作为入门教程，尤其适合以下读者：
　　初学电脑的青年朋友、老年朋友；
　　广大高职、中职院校的相关师生；
　　相关社会培训班的教师与学员。
　　我们殷切希望本书能对广大读者朋友有所帮助，但限于作者水平和编著时间，书中难免存在疏漏和不足之处，欢迎读者朋友提出意

见和建议，让我们做得更好！
编 者
2010 年 1 月

计算机\基础

华诚科技 编著 华诚文化 编著：专注于计算机基础类、办公类、工业设计类图书的开发；写作风格以实用最为突出；中国青年出版社基础书以及办公类图书、工业设计类图书最优秀的作者

前言
第1章　Office 2007 入门
1.1　安装Office 2007 .. 2
1.2　启动Office 2007组件.. 4
1.2.1　通过“开始”菜单启动... 4
1.2.2　通过桌面的快捷方式启动.. 5
1.3　Office 2007工作界面 . 5
1.3.1　认识 Word 2007 工作界面 .. 5
1.3.2　认识 Excel 2007 工作界面　6
1.3.3　认识 PowerPoint 2007 工作界面........... 7
1.4　退出Office 2007组件..9
1.5　文档的操作 .......... 9
1.5.1　创建新文档........ 9
1.5.2　打开文档 ........ 10
1.5.3　保存文档 ......... 10
1.5.4　关闭文档 ......... 11
1.6　操作的撤销、恢复 ....... 12
1.6.1　撤销操作 ......... 12
1.6.2　恢复操作 ......... 13
1.7　自定义Office 2007操作环境 .. 13
1.7.1　自定义快速访问工具栏 ... 13
1.7.2　最小化功能区 ....... 14
1.7.3　自定义状态栏 ....... 14
1.7.4　设置显示比例 ....... 15
1.7.5　调整文档自动保存间隔时间 .. 15
1.7.6　启用实时预览 ....... 15
1.7.7　显示浮动工具栏...... 16
1.7.8　设置 Excel 的默认工作表数 .. 16
1.8　解决问题的“帮助”功能 .... 17
1.8.1　使用本机上的帮助文件 ... 17
1.8.2　使用 Office 的在线帮助.. 18
知识进阶：并排窗口查看文件 .. 19
第2章　文档的编辑与打印
2.1　编辑会议通知 ......... 22
2.1.1　插入特殊符号....... 22
2.1.2　插入当前日期....... 23
2.1.3　选择文本 ......... 23
2.1.4　移动文本 ......... 24
2.1.5　复制文本 ......... 25
2.1.6　删除文本 ......... 26
2.2　检查管理制度文档 ....... 26
2.2.1　拼写和语法检查 ...... 26
2.2.2　使用自动更正功能..... 27
2.2.3　快速查找目标内容 ..... 29
2.2.4　一次性替换多处文本.... 29
2.3　打印职位说明书 ........ 30
2.3.1　选择纸张大小和方向 .... 30
2.3.2　调整页边距 ........ 31
2.3.3　打印预览文档....... 31
2.3.4　快速打印文档....... 32
2.3.5　设置打印内容选项 ..... 33
2.3.6　暂停和取消打印 ...... 33
知识进阶：查找和替换文本格式 .. 34
第3章　办公文档的格式设置
3.1　设置项目计划书基本格式.... 38
3.1.1　选择字体、字号 ...... 38
3.1.2　设置字形和字符颜色 .... 39
3.1.3　调整字符间距 ....... 39
3.1.4　设置段落对齐与缩进 .... 40
3.1.5　调整行间距与段间距 .... 41
3.1.6　应用首字下沉 ....... 42
3.1.7　为段落添加项目符号 .... 43
3.1.8　对段落添加编号 ...... 43
3.2　美化员工工作规范文档 ..... 44
3.2.1　为段落添加边框和底纹... 44
3.2.2　添加页面边框 ....... 46
3.2.3　添加背景颜色 ....... 46
3.2.4　设置水印 ......... 47
3.3　设置工作总结报告分栏 ..... 48
3.3.1　文档强制分页 ....... 48
3.3.2　插入分节符 ........ 49
3.3.3　为选择内容分栏 ...... 50
3.3.4　利用标尺调整栏宽和栏间距 . 50
知识进阶：更改部分文字方向 .. 52
第4章　用图文混排方式修饰商务文档
4.1　在商品供应合同中插入图形 ... 54
4.1.1　绘制自选图形 ....... 54
4.1.2　在形状中添加文字 ..... 55
4.1.3　设置形状对齐 ....... 55
4.1.4　设置形状填充、阴影效果 .. 56
4.1.5　组合形状 ......... 58
4.1.6　插入 SmartArt 图形 .. 58
4.1.7　设置 SmartArt 图形格式.. 59
4.2　在产品宣传单中插入图片 .... 60
4.2.1　插入剪贴画 ........ 60
4.2.2　插入计算机中的图片 .... 61
4.2.3　选择图片环绕方式 ..... 61
4.2.4　调整图片的大小和位置 ... 62
4.2.5　为图片应用样式 ...... 62
4.2.6　创建艺术字 ........ 63
4.2.7　设置艺术字格式 ...... 64
4.3　创建员工资料表格 ....... 64
4.3.1　创建表格 ......... 64
4.3.2　编辑表格 ......... 65
4.3.3　设置表格格式 ....... 66
知识进阶：文本和表格之间的转换 .. 67
第5章　长篇文档的高级编排
5.1　标记质量管理实施办法 ..... 70
5.1.1　插入脚注标记 ....... 70
5.1.2　插入尾注标记 ....... 70
5.1.3　脚注和尾注的相互转换.. 71
5.2　审阅并保护员工培训方案.... 72
5.2.1　插入批注 ......... 72
5.2.2　修订文档 ......... 73
5.2.3　审阅批注和修订 ...... 73
5.2.4　保护文档格式 ....... 74
5.2.5　设置打开和修改文档权限 .. 75
5.3　编排质量管理制度文档 ..... 76
5.3.1　创建页眉页脚 ....... 76
5.3.2　插入页码 ......... 77
5.3.3　应用样式 ......... 78
5.3.4　修改样式 ......... 79
5.3.5　生成内置样式的目录 .... 80
5.3.6　自动义生成目录 ...... 81
5.3.7　更新目录 ......... 82
知识进阶：文档的阅读版式视图 .. 82
第6章　快速处理公司表格
6.1　创建员工基本情况表 ...... 86
6.1.1　选定单元格 ........ 86
6.1.2　工作表中数据的输入 .... 87
6.1.3　数据的快速填充 ...... 87
6.1.4　插入和删除行、列 ..... 88
6.1.5　设置行高与列宽 ...... 88
6.1.6　合并单元格 ........ 89
6.2　设置员工档案工作表 ...... 89
6.2.1　插入工作表 ........ 90
6.2.2　重命名工作表....... 90
6.2.3　移动或复制工作表 ..... 91
6.2.4　设置工作表标签颜色.... 91
6.2.5　隐藏与取消隐藏工作表 ... 92
6.2.6　保护工作表 ........ 93
6.3　打印员工述职记录单 ...... 94
6.3.1　页面设置工作表 ...... 94
6.3.2　打印预览工作表 ...... 95
6.3.3　打印工作表指定区域 .... 95
知识进阶：设置工作表打印标题 .. 96
第7章　让商务数据格式更专业
7.1　设置员工考勤表中的数据... 100
7.1.1　设置文本字体格式 .... 100
7.1.2　选择文本对齐方式 .... 101
7.1.3　更改数字和日期格式... 101
7.1.4　设置数据的有效性 .... 102
7.2　设置销售计划表表格 ..... 103
7.2.1　应用内置单元格样式... 103
7.2.2　新建并使用单元格样式 .. 104
7.2.3　应用内置的表样式 .... 105
7.2.4　将表转换为普通区域... 106
7.2.5　为表格添加边框 ..... 107
7.2.6　为单元格添加底纹.... 107
7.2.7　添加工作表背景 ..... 108
7.3　用条件格式表现价目表中数据 . 109
7.3.1　突出显示特定单元格 ... 109
7.3.2　项目选取规则 ...... 110
7.3.3　数据条规则 ....... 111
7.3.4　色阶规则 ........ 112
7.3.5　图标集规则....... 112
知识进阶：冻结拆分窗格查看数据 . 113
第8章　用公式和函数解决工作中常见计算
8.1　利用公式和函数计算销售额 .. 116
8.1.1　输入公式 ........ 116
8.1.2　复制公式 ........ 117
8.1.3　插入函数 ........ 118
8.1.4　复制函数 ........ 119
8.2　使用不同的引用方法计算商品价格 ............ 120
8.2.1　相对引用 ........ 120
8.2.2　绝对引用 ........ 121
8.2.3　混合引用 ........ 122
8.3　通过常见函数计算销售表中数据 ............ 123
8.3.1　日期和时间函数的应用 .. 123
8.3.2　统计函数的应用 ..... 125
8.3.3　数学与三角函数的应用 .. 127
知识进阶：定义并使用单元格名称 . 129
第9章　轻松分析公司数据
9.1　通过排序显示年度销售数据 .. 132
9.1.1　简单排序 ........ 132
9.1.2　复杂排序 ........ 133
9.1.3　自定义排序....... 134
9.2　通过筛选显示员工个人信息 .. 135
9.2.1　自动筛选 ........ 135
9.2.2　自定义筛选....... 137
9.2.3　高级筛选 ........ 138
9.3　汇总各部门日常费用数据 ... 139
9.3.1　创建数据分类汇总 .... 140
9.3.2　显示分类汇总数据 .... 141
9.3.3　分级组合数据 ...... 142
9.3.4　清除分级显示 ...... 143
9.4　合并计算各区域销售额 .... 144
9.4.1　按位置进行合并计算 ... 144
9.4.2　按分类进行合并计算 ... 145
知识进阶：获取并计算外部数据 .. 146
第10章　办公数据的高级分析
10.1　使用图表分析销售数据 ..150
10.1.1　根据数据创建图表 .. 150
10.1.2　设置图表格式 .. 150
10.1.3　添加趋势线分析 .. 153
10.2　月还款额的假设性分析.. 154
10.2.1　模拟运算表 .. 154
10.2.2　Excel 方案管理器 .... 157
10.3　销售计划数据的透视表与透视图..159
10.3.1　创建数据透视表 .. 159
10.3.2　编辑数据透视表 .. 160
10.3.3　创建数据透视图 .. 161
10.3.4　编辑数据透视图 .. 162
知识进阶：“规划求解”分析工具 . 164
第11章　简单的办公演示制作
11.1　编辑研究报告演示文稿 .. 168
11.1.1　创建空的演示文稿 .. 168
11.1.2　利用设计模板创建 .. 168
11.1.3　插入和删除幻灯片 .. 169
11.1.4　移动和复制幻灯片 .. 170
11.1.5　输入文本 .. 170
11.1.6　设置文本格式 .. 171
11.1.7　添加项目符号和编号 .. 172
11.2　设计公司宣传幻灯片 .. 173
11.2.1　选择幻灯片版式 .. 173
11.2.2　应用幻灯片主题 .. 174
11.2.3　使用幻灯片母版 .. 175
11.3　设置调查报告幻灯片背景 .. 176
11.3.1　选择幻灯片背景颜色 .. 177
11.3.2　应用幻灯片图片背景 .. 178
知识进阶：为幻灯片自动编号 .. 179
第12章　为演示幻灯片增添声像效果
12.1　为产品宣传片添加影音文件. 182
12.1.1　插入声音文件 .. 182
12.1.2　设置声音效果 .. 183
12.1.3　插入影片 .. 183
12.1.4　设置影片播放效果 .. 184
12.2　动感的员工培训演示文稿 .. 185
12.2.1　选择幻灯片切换动画 .. 185
12.2.2　设置对象进入效果 .. 185
12.2.3　选择对象的退出效果 .. 186
12.2.4　选择对象的强调效果
12.2.5　应用预设动作路径
12.2.6　自定义动作路径
12.3　创建交互式业绩报告
12.3.1　创建超链接
12.3.2　使用超链接
12.3.3　删除超链接
知识进阶：应用动作按钮创建超链接
第13章　商务幻灯片的演示与发布
13.1　放映管理规划演示文稿
13.1.1　设置幻灯片放映方式
13.1.2　切换和定位幻灯片
13.1.3　隐藏幻灯片
13.1.4　自定义放映
13.2　将业绩报告演示文稿发布与打包
13.2.1　将演示文稿保存为网页
13.2.2　将演示文稿发布为网页
13.2.3　将演示文稿打包成 CD
13.2.4　放映打包后的演示文稿
13.3　放映时的演讲技巧
13.3.1　主题的获得和阐述
13.3.2　演讲时间的控制
13.3.3　演讲中的语言
13.3.4　营造良好的演讲环境
知识进阶：为演示文稿录制旁白
第14章　常用办公设备的使用
14.1　打印机和复印机的使用
14.1.1　安装打印机
14.1.2　复印机外观及功能介绍
14.1.3　复印机操作面板及使用方法
14.2　扫描仪和传真机的使用
14.2.1　使用扫描仪
14.2.2　使用传真机
14.3　U盘和移动硬盘的使用
14.3.1　连接 U 盘或移动硬盘
14.3.2　格式化 U 盘或移动硬盘
14.3.3　安全退出 U 盘或移动硬盘 216
知识进阶：给移动硬盘分区
第15章　网络办公
15.1　共享资源的局域网办公
15.1.1　设置小型办公局域网络
15.1.2　共享资源
15.1.3　访问其他同事的共享文件 222
15.1.4　共享打印机
15.2　网络上的商务沟通工具—— MSN ............ 224
15.2.1　下载安装 MSN 客户端软件 224
15.2.2　注册登录 MSN ..... 226
15.2.3　设置个人信息
15.2.4　添加同事或客户等联系人 228
15.2.5　使用 MSN 进行商务交流
15.2.6　在 MSN 上召开视频会议
15.3　商务办公助手——Microsoft Outlook .......... 230
15.3.1　使用 Outlook 的邮箱功能 230
15.3.2　用 Outlook 管理约会与计划
知识进阶：发送邮件给下属时抄送一份给上级